Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

İşçi özlük dosyası, 10.06.2003 tarihinde yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesine göre tüm işyerleri için zorunlu hale getirilmiştir. İşçi özlük dosyası, bir iş yerinin faaliyeti ne olursa olsun o iş yerinde görev yapan tüm personellerin her birine ayrı ayrı düzenlenen ve işveren tarafından kayıt altına alınması zorunlu olan tüm bilgi ve belgeleri içeren dosyadır.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

İşçi özlük dosyasında olması gereken temel belgeler;

  • iş başvuru formu
  • iş sözleşmesi
  • kimlik kartı örneği
  • vesikalık fotoğraf
  • ikametgah belgesi
  • görev tanımını gösterir belge
  • adli sicil kaydı
  • mesleki eğitim belgeleri
  • sağlık raporları
  • diploma sureti
  • tutanak
  • ihtarname
  • disiplin kurulu kararları gibi belgelerdir.

İşveren, bu belge ve kayıtları saklamak ve istenildiği takdirde yetkili memur ve kurumlara göstermek zorundadır.

4857 sayılı İş Kanunu ‘ nun işçi özlük dosyası ile ilgili 75. Maddesi hükmü aşağıdaki gibidir;

Madde 75 : İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada , işçinin kimlik bilgilerinin yanında , bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren , işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Aynı kanunun 104.maddesinde özlük dosyaları ile ilgili uygulanacak idari para cezası açıklanmaktadır. Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü tarafından uygulanan idari para cezası miktarı ; 2021 yılı için 3.064,00 TL olarak belirlenmiştir. Bu idari para cezası özlük dosyası olmayan her işçi için ayrı ayrı düzenlenmektedir.

Diğer yandan işçi özlük dosyaları ,  çalışanların takibi açısından da ayrıca bir önem taşımaktadır. İşçilerin görevlendirmesi , ücretlerinin belirlenmesinde etkili olacaktır. İşverenin özlük dosyasını usulüne uygun  tutmaması ve gereği gibi arşivlememesi durumunda , işçinin açacağı davaları kaybetme olasılığı da artacaktır.

Personel özlük dosyası Neler Olmalı

Özlük dosyalarında aşağıda belirtilen belge ve kayıtların bulunması gerekmektedir.

İşe girişte personelden temin edilmesi gereken evraklar :

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İkametgah belgesi
  • Diploma fotokopisi
  • Sağlık raporu
  • Kan grubu kartı
  • Adli sicil kaydı
  • 2 adet resim
  • Aile durumunu gösterir belge
  • Erkek adaylar için askerlik durumunu gösterir belge
  • İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
  • SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin özelliklerine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar :

  • Teşvikten faydalanıyorsa bunu gösteren belgeler
  • Personel engelli ise Engelli Raporu fotokopisi
  • Engelli indiriminden faydalanan personel için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı
  • Varsa İŞKUR müracaat evrakları
  • Personel 18 yaşından küçükse ebeveyn muvafakat namesi
  • Yabancı personeller için çalışma ve oturma izni fotokopisi

İşin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar :

  • Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
  • Teslim edilen araç gereçler için zimmet belgesi
  • İşin niteliğine uygun muayene raporları
  • Sağlık raporu gerektiren iş kolları için periyodik  sağlık raporu
  • Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan personellerin bilgilendirildiğine dair form
  • Şoförler için sürücü belgesi fotokopisi
  • Personelin vardiyalı çalışması halinde çalışma saatlerini gösteren puantaj  

İşe devam eden personelin özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar :

  • İstirahat ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordro / ücret hesap pusulaları
  • Doğum izni , yıllık izin , ücretsiz izin , mazeret izni ve benzeri izin belgeleri
  • İşçi hakkında tutulan tutanak , olay tespit formları , işçiden alınan savunma yazıları, işçiye verilen uyarılar
  • Ücret kesme cezası var ise cezanın sebebini gösterir belgeler
  • İş kazası tutanağı
  • Maaş zammı , terfi bildirimleri , görevlendirme yazıları
  • Performans değerlendirme formları
  • İşçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki olarak bilgilendirildiklerine dair belgeler
  • İşçi hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar

İşten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar :

  • SGK işten ayrılış bildirgesi
  • Çıkış ibranamesi
  • Çalışma belgesi
  • İstifa Dilekçesi
  • Varsa kıdem ve ihbar tazminat bordroları
  • İhbarname
  • Fesi bildirimi
  • Noter aracılığı ile yapılan bildirimler

Özlük dosyası sürekli işlerde çalışan işçiler için düzenlenmektedir. Süreksiz işlerde yani 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası düzenleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu dosyanın düzenlenmesi için işveren ile çalışan arasında bir iş ilişkisinin olması gerekmektedir. İş ilişkisi yoksa hazırlanan özlük dosyası hukuka aykırıdır ve suç sayılmaktadır. Son olarak , İş Kanununa göre işveren her işçi için özlük dosyası tutmak zorundadır. İşveren bu dosyada İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları arşivlemek ve yetkili memurlara göstermek zorundadır. İş mevzuatına göre özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. SGK mevzuatına göre  ise ; işverenler belge ve kayıtları ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından itibaren on yıl süreyle , kamu idareleri otuz yıl süreyle , tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır . SGK ‘nın denetim ve kontrol amacıyla görevlendirilen memurlarınca talep edilmesi halinde bu belge ve kayıtların 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.